Elektronischer Datenaustausch in der Pflegeversicherung
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Ab 01.07.2025 müssen Arbeitgeber neue Beschäftigte zum elektronischen Datenaustausch zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung (DaBPV) anmelden. Gleiches gilt auch für Zahlstellen bei neuen Versorgungsbeziehern. Für bestehende Arbeitsverhältnisse muss bis spätestens zur Entgeltabrechnung für Dezember 2025 eine Bestandsabfrage erfolgen.
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Die Meldungen im neuen DaBPV werden über das jeweilige Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal ausgetauscht.
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Nutzer SV-Meldeportal: Ab dem 1. Juli 2025 stehen im SV-Meldeportal vier neue Formulare zur An- bzw. Abmeldung eines Abonnements, zur Bestandsabfrage sowie Historienabfrage zur Verfügung.
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Im Hintergrund findet folgender Ablauf statt: Die Anfrage wird über die Zentrale Zulagestelle für Altersvermögen (ZfA) an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt. Die Zuordnung der Daten erfolgt über die Steuer-ID und das Geburtsdatum des Mitarbeitenden. Eine Einwilligung der Arbeitnehmenden bzw. Betriebsrentner ist für die Übermittlung der Daten im automatisierten Verfahren nicht erforderlich. Das BZSt teilt in der Rückmeldung die Elterneigenschaft sowie die Kinderanzahl für den gesamten angefragten Zeitraum mit.
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Der GKV-Spitzenverband hat am 31. März 2025 neue „Grundsätzliche Hinweise zur Differenzierung der Beitragssätze in der Pflegeversicherung nach Anzahl der Kinder und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft (PDF)“ veröffentlicht. Darin ist auch der Umgang mit den Rückmeldungen zur Bestandsabfrage geregelt (vgl. Abschnitt 5.6.4). Hier heißt es: Sofern die im vereinfachten Nachweisverfahren mitgeteilten Angaben im Zuge des Abrufs der Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im Übermittlungsverfahren nicht bestätigt werden, ist für die Zeit ab 01.07.2025 der Nachweis der Elterneigenschaft durch geeignete Unterlagen entsprechend den Empfehlungen gegenüber der beitragsabführenden Stelle zu erbringen. Für die Zeit bis zum 30.06.2025 gilt eine Art Bestandsschutz, das heißt, dass keine rückwirkende Korrektur zu Lasten des Mitglieds erfolgt.
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Eine rückwirkende Korrektur ist hingegen – längstens für die Zeit bis 01.07.2023 vorzunehmen, sofern die Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren von den im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung gemachten Angaben zu Gunsten des Mitglieds abweichen.
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So ist vorzugehen, wenn die Bestandsabfrage
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> die bisherigen Angaben zur Elterneigenschaft und zu den berücksichtigungsfähigen Kindern bestätigt:
Der Vorgang ist abgeschlossen, da keine Abweichungen vorliegen.
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> keine oder weniger Kinder ausweist als bisher angegeben:
Der Beschäftigte muss ab 1. Juli 2025 neue Nachweise zur Elterneigenschaft und zur Kinderanzahl vorlegen. Für nicht nachgewiesene oder nicht berücksichtigungsfähige Kinder entfallen die Beitragsvorteile. Für die Zeit bis zum 30. Juni 2025 erfolgt keine rückwirkende Korrektur zum Nachteil des Beschäftigten. Werden Nachweise eingereicht, wirken sie rückwirkend zum 1. Juli 2025.
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> mehr Kinder ausweist als bisher angegeben:
Arbeitgeber müssen Korrekturen zugunsten des Beschäftigten rückwirkend – längstens bis 1. Juli 2023 – vornehmen. Dies gilt auch, wenn der Beschäftigte zuvor keine oder keine vollständigen Angaben gemacht hat.
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Besonderheiten bei der Verzinsung
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Wenn der Arbeitgeber ab dem 01.07.2023 bereits im Rahmen des Nachweisverfahrens oder aufgrund der Selbstauskunft des Mitarbeitenden eine Prüfung vorgenommen hat, erfolgt keine Verzinsung für die zu viel abgerechneten Beiträge zur Pflegeversicherung.
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Merke: Eine Verzinsung erfolgt nur dann, wenn der Arbeitgeber bisher keine Abfrage beim Beschäftigten vorgenommen hat.
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Hinweis: Im DaBPV wird nur auf Daten über Kinder zugegriffen, die lohnsteuerlich erfasst sind. Aber auch hierdurch nicht erfasste Kinder können für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags relevant sein.
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Für folgende Fallgestaltungen sind keine auswertbaren Informationen beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hinterlegt, sie werden folglich nicht im Rahmen des DaBPV berücksichtigt:
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| ● | Leibliche Kinder, die bei dem anderen Elternteil leben, wenn dieser mit dem Kind in dem Einzugsgebiet einer anderen Meldebehörde gemeldet ist (sog. „auswärtige Kinder“) und das Kind nicht beim Finanzamt gemeldet hat, | |
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| ● | Stiefkinder, da diese keine steuerlich auswertbare Eltern-Kind-Beziehung haben, | |
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| ● | Adoptivkinder, sofern die Adoption nicht bei dem Finanzamt gemeldet wurde, | |
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| ● | Kinder, die steuerrechtlich nicht erfasst wurden (z. B. Kinder, die im Ausland leben), | |
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| ● | Altfälle, wenn das jüngste bzw. einzige Kind des Mitarbeitenden bzw. Versorgungsempfängers vor 1993 geboren wurde und nach Beginn des ELStAM-Verfahrens im Jahr 2011 nicht steuerlich relevant war. | |
Für diese Konstellationen gilt auch in Zukunft ein analoges Nachweisverfahren. Arbeitgeber und Zahlstellen benötigen in solchen Fällen also konkrete papierbezogene Nachweise über die berücksichtigungsfähigen Kinder, die in die Entgeltunterlagen aufzunehmen sind.
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Die aus Anlass der Stiefelternschaft begründete Elterneigenschaft wird durch eine spätere Auflösung der Ehe oder Lebenspartnerschaft nicht aufgehoben. Auch nicht bezüglich des Kinderzählers. Bei Stiefkindern ist Voraussetzung für die Elterneigenschaft und des Kinderzählers, dass die Aufnahme des Kindes (vor Vollendung des 25. Lebensjahres) im gemeinsamen Haushalt war.
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| Vor diesem Hintergrund hat der Arbeitgeber nach wie vor die Elterneigenschaft seiner Mitarbeitenden zu prüfen und über die Beitragshöhe in der Pflegeversicherung zu entscheiden. |
